اگر با اصطلاح تجهیزات اداری روبه رو شده اید و دقیق نمی دانید دقیقاً چه چیزهایی را شامل می شود تنها نیستید. در معنای ساده تجهیزات اداری تمام ابزارها و دستگاه هایی هستند که در یک دفتر برای انجام کارها به صورت مؤثر به کار می آیند. لپ تاپ، پرینتر، تلفن، فکس و مبلمان هر کدام بخشی از همین پازل هستند و حضورشان باعث می شود کارها روان پیش برود و زمان هدر نرود.
تجهیزات اداری خوب باید به روز و سالم و آماده به کار باشد. وقتی دستگاه ها درست کار می کنند کارمندان با خیال راحت وظایفشان را انجام می دهند و فرایندهای روزانه شرکت بدون وقفه جلو می رود. اینکه دقیقاً به چه اقلامی نیاز دارید به ماهیت سازمان شما بستگی دارد و از یک دفتر تا دفتر دیگر فرق می کند.
انواع تجهیزات اداری
تجهیزات اداری دسته های گوناگون دارد و هر دسته نقش مشخصی در بهره وری دفتر بازی می کند. در ادامه مهم ترین گروه ها را با مثال های کاربردی می بینید.
مبلمان اداری
میز و صندلی و فایل و میز کنفرانس هسته چیدمان یک دفتر را می سازند. انتخاب درست یعنی توجه به راحتی و ارگونومی تا بدن در طول روز تحت فشار نباشد. اگر قرار است تیمی ساعت ها پشت میز بنشیند صندلی ارگونومیک و میز با ارتفاع مناسب تفاوت ملموسی در تمرکز و سلامت می سازد.
پیش از خرید نیاز واقعی را بسنجید و بودجه را مشخص کنید. سپس برندها را مقایسه کنید و سراغ نظرات خریداران قبلی بروید. مبلمان درست نه فقط ظاهر دفتر را حرفه ای می کند بلکه نظم کاری را هم بالا می برد.
کامپیوتر و تجهیزات جانبی
کامپیوتر مرکز فرماندهی بیشتر کارهای اداری است. برای کارهای معمول به دستگاه پایدار و امن نیاز داشته و برای کارهای سنگین به پردازنده قوی و حافظه کافی نیاز دارید. کنار کامپیوتر، مانیتور و پرینتر و اسکنر و فلش مموری هم کار را کامل می کند.
هنگام انتخاب به توان پردازشی و ظرفیت حافظه و سازگاری با سیستم عامل توجه کنید. نگهداری منظم مثل به روزرسانی نرم افزار و آنتی ویروس عملکرد را پایدار نگه می دارد. تجهیزات جانبی مناسب هم سرعت شما را بالا می برد.
ابزارهای ارتباطی مثل تلفن
ارتباط در دفتر بدون ابزار درست کند می شود. ایمیل و پیام رسان کاری و تلفن و سامانه ویدئوکنفرانس همکاری تیمی را ساده می کند. اگر بخشی از تیم دورکار است کیفیت صدا و تصویر در جلسات آنلاین اهمیت زیادی دارد.
پیش از انتخاب نیاز ارتباطی خود را روشن کنید. بودجه را تعیین کنید و گزینه ها را مقایسه کنید. ابزارهایی را ترجیح دهید که اشتراک گذاری فایل و نمایش صفحه و یکپارچگی با نرم افزارهای دیگر را ممکن می کنند.
ملزومات اداری
خودکار و کاغذ و منگنه و پوشه های بایگانی ساده به نظر می رسند اما بدون آن ها کار روزانه لنگ می ماند. انبار کوچک و منظم از ملزومات باعث می شود تیم برای کارهای ساده متوقف نشود.
برای خرید ملزومات فهرست واقعی مصرف را تهیه کنید. بودجه بگذارید و کیفیت را فدای قیمت نکنید. نظر همکاران درباره برندهای بادوام می تواند جلوی خریدهای ناموفق را بگیرد.
تجهیزات چاپ و اسکن
پرینتر و اسکنر و دستگاه های چندمنظوره مدارک را سریع تولید و بایگانی می کنند. انتخاب درست باید متناسب با حجم چاپ و کیفیت موردنیاز باشد. اگر حجم کار بالا است قابلیت تغذیه خودکار و چاپ دورو امتیاز مهمی است.
برای نگهداری، گردگیری منظم و استفاده از مواد مصرفی استاندارد عمر دستگاه را بالا می برد. اگر دستگاه در محیط پرگردوغبار کار می کند برنامه نظافت منظم الزامی است.
چطور تجهیزات اداری مناسب را انتخاب کنیم؟
انتخاب درست با نیازسنجی شروع می شود. مشخص کنید چه کارهایی را هر روز انجام می دهید و چه دستگاه هایی برای آن ها ضروری است. سپس بودجه را تعیین کنید و میان کیفیت و قیمت توازن بسازید. بعد از آن سراغ مقایسه برندها و مدل ها بروید و مشخصات را کنار هم بگذارید. البته به سراغ تجربه کاربران هم بروید و نقدها را بخوانید تا تصویر واقعی تری از دوام و خدمات پس از فروش داشته باشید.
در نتیجه چهار گام کلیدی دارید؛ نیازسنجی، بودجه بندی، مقایسه گزینه ها، مطالعه نظر دیگران که همه را باید رعایت کنید. همین چهار گام احتمال خرید اشتباه را پایین می آورد و باعث می شود سرمایه گذاری شما در بلندمدت نتیجه بدهد.
نگهداری از تجهیزات اداری
نگهداری تجهیزات داری درست یعنی عمر بیشتر و خرابی کمتر. برنامه ای ساده برای نظافت منظم دستگاه ها بچینید. گردگیری ملایم سطح ها و تمیز کردن کیبورد و نمایشگر و هد چاپگر در بازه های مشخص از مشکلات رایج جلوگیری می کند.
علاوه بر نظافت، شیوه صحیح جابه جایی و انبارش مهم است. دستگاه ها را دور از رطوبت نگه دارید و در حمل ونقل از ضربه گیر استفاده کنید. یک تقویم سرویس دوره ای برای بازبینی فنی هم بگذارید تا ایرادهای کوچک پیش از تبدیل شدن به مشکل بزرگ رفع شود.
مزایای داشتن تجهیزات اداری خوب
تجهیزات مناسب بهره وری را بالا می برد. وقتی پرینتر سریع کار می کند و رایانه هنگ نمی کند کارمند وقتش را صرف کار اصلی می کند نه انتظار؛ این یعنی خروجی بیشتر در زمان کمتر که بهترین مورد برای کارهای اداری است.
کیفیت تجهیزات چهره حرفه ای دفتر شما را هم بهتر می کند. وقتی مهمان وارد اتاق جلسه ای می شود که ویدئوکنفرانس شفاف دارد و اسناد مرتب چاپ می شود تصویر قابل اعتمادی از برند شما می سازد. ارتباط و همکاری داخلی نیز روان تر می شود و تیم حس می کند ابزار کافی برای موفقیت در اختیار دارد.